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Les AEG proposent une nouvelle application (publié le 24.08.2011)
Les Archives d'Etat ont développé une nouvelle application, dénommée Traverse, qui permet aux archivistes de département et aux services de décrire directement dans une base de données compatible avec celle des AEG les documents qui doivent être archivés et versés aux AEG.
Pourquoi cette application ? Les services décrivent dans des documents bureautiques les documents à conserver à long terme, puis ces informations sont saisies à nouveau par les archivistes qui rédigent les inventaires. En 2005, la question de rationaliser et rentabiliser ce travail s'était déjà posée, et une première application avait été développée. Utilisée pendant quelques années, il a fallu y renoncer il y a deux ans car l'intégration et la maintenance de cette application étaient difficiles à gérer par les services informatiques.
Traverse est accessible par les services de l'administration sur une interface web conviviale. La sécurité des données est assurée par un contrôle et une gestion stricte des identités. Le processus est le suivant : le service saisit la description des documents qui seront versés aux AEG ; la qualité de cette description est contrôlée par les AEG, puis les données sont importées directement dans la base de données des AEG. Ces descriptions sont consultables en ligne aussitôt (pour les descriptions ne contenant pas de données personnelles sensibles).
Cette application répond à l'article 11 du règlement d'application de la loi sur les archives (B 2 15) : Les documents versés aux Archives d’Etat doivent être classés et accompagnés des instruments de travail manuels ou informatiques (rôles, index, répertoires), ou d’une copie de ceux-ci.
