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Archivage et destruction de l’information (publié le 19.07.2011)
La loi sur l'information du public, l'accès aux documents et la protection des données personnelles (LIPAD) stipule que les institutions publiques doivent détruire ou rendre anonymes les données personnelles dont elles n'ont plus besoin pour accomplir leurs tâches légales, dans la mesure où ces données ne doivent pas être conservées en vertu d'une autre loi (art. 40 al. 1).
Il existe une apparente contradiction entre l'obligation de détruire des données personnelles prévue par la LIPAD et celle de les proposer aux archives d'Etat qui figure dans la loi sur les archives publiques (art. 6 & 7 Larch). Le risque était donc grand de voir des institutions supprimer des données en application de la LIPAD, sans qu'elles ne les proposent aux archives d'Etat.
Afin d'éviter une mauvaise interprétation des textes, la préposée à la protection des données et à la transparence et l'archiviste d'Etat ont rédigé une fiche informative intitulée . Destiné aux institutions publiques et parapubliques soumises à la LIPAD, ce document traite de la cohérence entre la LIPAD et la Larch et contient trois recommandations. Ces dernières invitent les institutions, entre autres démarches, à se doter de calendriers de conservation, outil indispensable à la bonne gestion documentaire.
Ci-dessus, un exemple de données personnelles sensibles : fichiers et dossiers nominatifs concernant les réfugiés accueillis, refoulés ou rapatriés à Genève durant la Seconde Guerre mondiale.
