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Quelques définitions
Définitions des termes utilisés dans la base de données Adhémar
CONTENU
Voir pièce
COTE
La cote est la référence qui identifie un article (document). Elle est composée généralement d'un ensemble de lettres et de chiffres ou d'un ensemble de chiffres qui servent à classer l'article dans son fonds ou sa série et à le localiser (par exemple R.C. 97)
COTE D’EMPLACEMENT
Une cote d’emplacement est l'indication de l'emplacement des documents dans les magasins d'archives.
DOCUMENT (D’ARCHIVES)
Ensemble constitué d'un support et de l'information qu'il porte, utilisable à des fins de consultation soit comme preuve juridique soit comme matériau historique. Dans Adhémar, la base de données des AEG, le terme document a le sens suivant : ensemble de pièces de même provenance, se rapportant à un même objet ou à une même affaire et dont l’importance matérielle n’excède pas la capacité d’une unité matérielle de conditionnement (chemise, boîte). Le document constitue tout à la fois une unité (intellectuelle) de description et l’unité (matérielle) pour la cotation, le rangement et la communication des documents d’archives. Chaque document est individualisé par une cote et une analyse.
DATES EXTRÊMES
Dates, généralement exprimées par référence aux années, du document le plus ancien et du document le plus récent composant une unité de description.
ENTRÉE
Document ou ensemble de documents de même provenance pris en charge par un service d’archives à une date donnée. Le plus souvent, un fonds d'archives est constitué de plusieurs entrées.
FONDS D’ARCHIVES
Ensemble de pièces de toute nature constitué (créé ou accumulé) de façon organique par une personne physique ou morale (généralement un service administratif, dans Adhémar) dans l’exercice de ses activités et en fonction des ses attributions.
INSTRUMENT DE RECHERCHE
Outil papier ou informatisé énumérant ou décrivant de manière structurée un ensemble de documents d'archives de manière à les faire connaître aux lecteurs.
MÉTRAGE LINÉAIRE
Unité de mesure des archives correspondant à la quantité de documents rangés (conditionnés dans des boîtes d'archives) sur un rayonnage d'un mètre de longueur.
PIÈCE (ou contenu)
La plus petite unité de description indivisible à la fois matériellement et intellectuellement (feuillet simple ou double, plusieurs feuillets agrafés, cahier, registre ...).
SÉRIE (organique)
Division du fonds, identifiée par l’archiviste lors de son classement, qui constitue un ensemble de dossiers maintenus groupés parce qu’ils résultent d’une même activité, se rapportent à une même fonction ou à un même sujet, ou revêtent une même forme.
